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OA办公系统最“高大上”的功能是什么
发表时间:2015年6月19日 21:04 来源:千龙网 责任编辑:麒麟

OA办公系统中最“高大上”的功能是什么?毫无疑问是报表统计。

其实,在企业整个信息化体系的建设中,最高端的应用就是BI——商业智能,也就是对各种数据的收集、汇总、分析和展示,这和目前火热的“大数据”概念是一脉相承的。

华天动力称OA办公系统中的报表统计为“智慧决策”,并将其放在“智慧协同”金字塔的最顶层。这个叫法很形象,OA办公系统应用的最高境界,正是实现对系统内部和外部数据的统计分析,为管理者的科学决策提供精准的数据报表支持。

在OA办公系统中实现报表统计,主流的厂商都有自己的办法,但是虽然都有办法,每一个实现起来的差异却很大。有的必须要厂商来做二次开发,有的企业自己就可以实现;有的实现起来很复杂,成本很高,有的实现起来很便捷,成本很低。

华天动力OA办公系统的报表统计就以便捷出名,在这个系统中,所有的报表都是免费向客户开放的,而且客户可以很方便的设置报表的格式,比如你想统计哪些数据,只要用鼠标选中就可以,然后系统就会实时生成数据报表,供有权限的用户随时查看。

我们可以通过一个最简单的例子,看看如何在OA办公系统中应用报表统计。

还以华天动力OA为例,一张费用单审批完成后,单据中的人员、部门、日期、项目以及金额等信息都会保存在系统中,这些数据都是很重要的。管理者会关心:每个月各部门的费用支出如何?这些费用是如何产生的?有什么规律和趋势?

在华天动力OA办公系统的“报表中心”中,有非常完善的报表模板,覆盖了财务、销售、人事、生产、行政等各项流程。打开“部门费用年分析表”,选择一个时间段,就可以看到这段时间内各部门的费用报表了,如下图示:

如图所示,系统以报表和折线图的方式,展示了各部门的费用情况,从中可以清晰的看到各部门的费用明细、费用合计、费用对比,以及变化曲线。这样,每个部门的费用情况,哪个部门多、哪个部门少,哪个月多、哪个月少,以及变化趋势都一目了然了。

如果想进一步了解这些费用明细怎么办呢?只要点击报表中的内容,就可以进一步查看。比如点击“财务部”,我们就打开了财务部费用报表(部分截图):

报表依然分表格和折现图两部分,展示给我们的是“财务部”员工2011年前6个月的费用情况,从中可以看到每个员工的费用情况,以及各员工费用对比和变化图。

这时候,管理者可能会想:**的费用这么高,都花在什么地方了,我要继续查看?简单,再次点击报表中的数据,就会看到该员工的费用明细。比如我们点击艾雪所在的数据行,系统马上列出了她的费用明细:

如果管理者还要继续查看,也没有问题,点击数据,系统就可以调出最原始的单据。

这种一层层追溯数据源头的工作,正是统计报表很重要的一项应用:穿透查询。可不是每个OA办公系统都能实现这一点。

华天动力OA办公系统还提供了其他多种多样的查询视图,如下图示:

显然,通过强大的报表工具,管理者可以全面、及时、精准、直观的了解每个部门和人员的费用情况,根据这些报表,制定更加合理的费用管理制度。

作为OA办公系统中最“高大上”的功能,报表统计在企业中的普及度还不是很高,这和企业的管理水平、信息化水平,以及OA办公系统的性能都有关系。但对企业和OA厂商来说,要想有更好的发展,这项功能必须做好不可,就像“大数据”的应用势不可挡一样。

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