图片为示例图

电子合同的出现,避免了双方邮寄的工作量,既提高了效率也节约了邮寄费用。客户提到,每年续签的加盟合同在几千份,不算加盟商方面,单就这一点公司每年至少节约上万元邮寄费。另外,该零售客户给长期合作的渠道商提供信贷服务,信贷的发放需要有合同。在信贷合同使用了电子签约后,渠道商认为电子合同非常方便,自己也去申请使用了电子合同。

2.供应商采购合同

该客户是一家服饰企业,产品的供应商相对固定,往往每年和供应商都要签署一份年度的采购框架合同。此时上百个供应商需要在短期内完成合同的签署,哪些合同已经完成签署、哪些合同没有盖章、哪些合同对方已经寄出……跟踪这些状态的工作量非常大。有了年度框架合同,后续每个加工订单还要签署包括款式、交期、价格、付款方式、验收标准等内容的采购合同。签署采购合同前双方已经做了大量的前期工作,包括样衣的测试等,此时往往留给供应商生产的时间已经很少了,但公司的管理比较规范,必须要有采购合同才能付款,而且是由IT系统控制的,如果没有预付款供应商是不愿意提前生产的,此时双方签署合同的效率就非常重要了,电子签约此时就是最佳的方式。此外还会有三方签合同的情况。有的产品是指定面辅料的,这样需要品牌公司和成品供应商、面辅料供应商签一个三方的合同。如果采用传统的纸质签约,周期会更长。

3.人员聘用和续约合同

零售行业规模大的企业遍布全国的门店有几千家,涉及员工上万人,每个都需签署劳动合同、保密协议、员工手册等文件,再加上门店导购人员流失率每年通常在30%-50%,人事部门不仅要给新员工办理相关协议,还要时刻惦记哪些人的合同要到期了、开具证明等事宜,这需要花费大量的人力才能完成。以往员工劳动合同都保存在几个大文件柜里,非常占空间且查找麻烦。为便于合同的发起、存档和管理,在HR的强烈要求下,现在新进人员的聘用合同和老员工的续约合同在2020年起都在使用电子合同,更好地简化了人事工作。

4.需要双方确认的内容

在这家服饰企业还有一些场景,尽管不是签合同,但有些内容是需要双方确认的,如果确认有遗漏,企业需承担一定的风险,现在也在用电子合同。例如每月和几百个加盟商的对账,虽然不是合同,但这些往来款的信息一定需要双方确认。之前是发快递给加盟商,加盟商盖章确认后再寄回,过程中如果有人冒签、代签,是难以发现追责的。而且对账行为每月都要重复发生,经常有遗漏,这就存在法律风险。

专门负责用章管理的负责人提到,“以前每次用章都会在OA里进行审批,盖章时各部门的经办人都会签字登记,完成盖章的合同会统一保管在铁皮柜里,但是事后查询盖章时间以及查询原版纸质合同就很困难。使用了电子合同后,我对合同文件的命名作了规范,名称中包含时间、部门、经办人、事情类型信息,这样事后查找合同文件就方便很多了。”

经过1年多的使用,用章管理负责人认为电子合同的使用还是比较简单的,培训工作量也不大。为此他也制作了培训文档,公司大部分员工自己看文档就可以进行操作。而涉及外部合作伙伴的合同,客户反馈,公司内部的合作部门承担了培训对方的工作,否则一年上万份合同都找他咨询就崩溃了。另外客户反映上上签的客服非常好,电话一拨就通,回答问题也很专业,绝大部分问题电话客服都可以解决。

目前企业各部门已经认可了电子签约对企业发展的价值,接下来将逐渐延伸至更多业务场景。例如,HR准备将员工对年初绩效指标的签订和年终自绩效考评的确认放到电子合同中,以规避潜在的风险。2021年供应链部门也计划将类似于跟供应商定期对账的询征函纳入电子合同。此外,还有一个场景也会被纳入电子合同:涉及质量或者交期的问题如果要对供应商扣款,这样一个动作是需要供应商确认的。使用电子签约不仅方便后续对账,也有助于避免出现互相推诿的现象。